L’Organigramma dell’ente è uno dei componenti fondamentali per usare gli applicativi di Affari Generali.
- E’ uno strumento orizzontale condiviso tra tutti gli applicativi Sicr@Web.
- E’ basato sulle Unità Organizzative (UO) come Aree/Settori/Uffici/Servizi.
- Alle UO si associano gli Utenti , i quali possono essere identificati come anche come Responsabili e con potere di firma.
Per accedere all’Organigramma navigare su:
Configurazione / Organigramma / Unità Organizzative
Verrà aperta la finestra di gestione:
Creare una nuova Unità Organizzativa #
Per creare una nuova UO posizionarsi nella sezione dell’Albero delle UO e cliccare con il tasto DESTRO del mouse sulla parte “vuota” della sezione, come indicato nella figura seguente:
Apparirà nell’elenco una “Nuova Unità Organizzativa” che andrà compilata.
I dati da compilare sono nella sezione destra, si raccomanda, comunque di visionare alcune UO già presenti per verificare come sono configurate, infatti spesso le configurazioni delle UO sono molto differenti da cliente a cliente a secondo delle esigenze.
I dati minimi e sufficienti sono:
Una volta caricati i dati si deve salvare, cliccando su “SALVA”
Modificare una Unità Organizzativa #
La “modifica” di una UO è una procedura molto delicata perché è possibile che le varie casistiche possano indurre in errore l’operatore.
Si elencano alcuni casi reali di modifiche (naturalmente non è un elenco esaustivo):
- E’ necessario variare il solo il nome della UO, ma gli Utenti sono rimasti gli stessi.
- E’ necessario variare nome della UO e alcune sue funzioni sono state scorporate.
- E’ necessario dividere la UO originale in due nuove UO, con descrizioni differenti.
- Variazione profonda dell’organigramma
Caso 1 – E’ necessario variare il solo il nome della UO, ma gli Utenti sono rimasti gli stessi. #
Ogni UO è associata ad un identificativo assoluto (ID) perciò se si modifica solamente il nome di una UO questa avrà un effetto ANCHE sui dati antecedenti esponendo un risultato, molto probabilmente non voluto, che tutto quello registrato fino a qual momento con il nome della vecchia UO passa automaticamente ad avere il nome della nuova UO.
Casi 2 e 3 – E’ necessario variare nome della UO e alcune sue funzioni sono state scorporate #
Per fare un esempio realistico, ipotizziamo che:
l’AREA CULTURA E SERVIZI SCOLASTICI debba essere suddivisa in:
- AREA CULTURA E BIBLIOTECA
- AREA SERVIZI SCOLASTICI
In questo caso, è necessaria una divisione in due UO e inoltre la UO originale varia anche la denominazione.
Dobbiamo inoltre tener conto che tutto ciò che è stato registrato con la denominazione “AREA CULTURA E SERVIZI SCOLASTICI” deve rimanere invariato.
Si procede nella seguente maniera:
- Creare una nuova UO (come illustrato all’inizio della presente FAQ) denominandola “AREA SERVIZI SCOLASTICI” e associando gli Utenti necessari.
- Se l’AREA CULTURA E SERVIZI SCOLASTICI aveva Uffici/Servizi che devono passare sotto la nuova UO:
- fare click con il tasto destro sui uno dei “figli” e cliccare su “Aggancia ad altra Unità Organizzativa.
- Comparirà una “freccia” per associare manualmente il “figlio” al nuovo “padre” appena creato nel punto precedente.
- Dopodiché CESSARE la UO con la vecchia denominazione “AREA CULTURA E SERVIZI SCOLASTICI“. Per cessare, spuntare la casella “Cessato”.
- In questa maniera l’ID rimane invariato preservando tutto lo storico.
- Creare una nuova UO (come illustrato all’inizio della presente FAQ) denominandola “AREA CULTURA E BIBLIOTECA” e associando gli Utenti necessari.
Il risultato finale sono due UO con due nuovi codici ID.
La “vecchia” UO, ora cessata, manterrà il “vecchio” ID preservando tutto lo storico fatto sino a quel momento. In fase di ricerca si troverà nelle UO cessate “AREA CULTURA E SERVIZI SCOLASTICI” mentre che, nelle UO attuali, le due nuove.
In definitiva avendo sempre presente che:
- si deve ragionare con il codice ID e non con la descrizione della UO
- che possiamo creare/cessare/spostare singole UO
Non dovrebbero sussistere problematiche di alcun tipo.
| NOTA IMPORTANTE SUGLI UTENTI: Si consiglia di non togliere gli utenti dalle UO, facendo questo infatti l’utente perde, di punto in bianco, la possibilità di vedere gli atti pregressi perché non fa più parte della UO. Si consiglia invece di cessare l’utente in quella UO usando l’opzione, questo permette all’utente di vedere gli atti creati fino a quel momento. |
Caso 4 – Riorganizzazione profonda dell’ente e conseguente cambiamento dell’organigramma #
In questo caso viene chiesta una estesa revisione dell’Organigramma, fatto salvo che operando per ogni UO da modificare e seguendo le indicazioni del caso precedente si riesce a fare ogni tipo di modifica, di seguito viene illustrata una procedura che rende più semplice effettuare una modifica profonda.
Modo 1 – Nuova data di validità e modifica dell’Organigramma
Questo metodo prevede che il lavoro sia fatto interamente nello stesso momento, non potete quindi fare solo una parte delle modifiche e il resto successivamente.
Questo metodo sfrutta la storicizzazione massiva di tutto l’organigramma ad una certa data. In pratica vengono storicizzati tutti gli ID dell’organigramma e ne viene creato uno completamente nuovo con le stesse identiche UO, ma con ID diversi. In questa maniera, dopo aver dato una nuova data di validità è possibile anche solo cambiare la descrizione di una UO (cosa che nel caso 1 non si raccomandava).
Per effettuare tale tipologia di storicizzazione:
- il sistema notifica la “conferma di storicizzazione” cliccando “OK” l’operazione è eseguita.
Ora possiamo creare/cessare/spostare UO, ma anche modificarne la descrizione, gli ID del vecchio organigramma sono storicizzati.
Cosa succede agli atti storici?
Riprendendo un esempio, se volessimo variare da “AREA CULTURA E SERVIZI SCOLASTICI” ad “AREA CULTURA SPORT E SERVIZI SCOLASTICI”.
La nuova data di validità ha creato una nuova struttura con nuovi ID, ma ha anche “collegato” la “vecchia” UO con la “nuova” quindi il risultato è:
Questo significa che se in futuro si volesse filtrare per i soli atti/protocolli di “AREA CULTURA E SERVIZI SCOLASTICI” non potrei farlo.
Attenzione, non è un errore.
E’ una conseguenza della modalità che abbiamo scelto per modificare l’organigramma. L’importante è essere consapevoli delle conseguenze e, a seconda del risultato che vogliamo ottenere, useremo un metodo rispetto ad un altro.
Quando si opera sull’Organigramma non ci si deve concentrare solamente sul presente, ma bisogna avere presente il passato e il futuro.
