Le assenze si possono dividere in due gruppi:
- Assenza prevista: Il caso classico sono le ferie. Questo tipo di assenza viene chiamato “Delega”.
- Assenza non prevista: Il caso classico è la malattia.
Sicr@web gestisce entrambe le due casistiche nella medesima maschera
La differenza è con quali permessi questa maschera viene aperta, questo a seconda del tipo di assenza.
Questo significa che, normalmente, la possibilità di sostituzioni non previste viene data ad un ristretto numero di utenti, solitamente i responsabili/dirigenti mentre la delega è data a chiunque.
Assenza prevista #
La delega viene creata direttamente dall’utente che sarà assente poiché, essendo prevista, può tranquillamente crearla in qualsiasi momento prima che essa avvenga.
Fare click con il tasto destro del mouse sul proprio nome utente (in basso a destra), apparirà quindi un menu a tendina, fare click su Delega altro utente, apparirà la maschera delle sostituzioni.
Fare click sull’icona con il foglio bianco per creare una nuova riga:
- “Sostituisce” è già valorizzato con il nome utente che sta creando la sostituzione e non è modificabile
- “L’utente” nome dell’utente che ci sostituirà scegliendolo dall’elenco degli utenti registrati nel sistema Sicr@Web,
- la data di inizio “Dal” e la data di fine “Al” della durata della sostituzione
- Una volta salvato la sostituzione sarà attiva.
- Se ha data di inizio è superiore alla data odierna vorrà dire che Sicr@Web attiverà la sostituzione automaticamente in futuro.
- All’arrivo alla data di fine verrà sempre disattivata automaticamente.
Assenza non prevista #
L’assenza non prevista (chiamata anche Sostituzione) deve essere fatta da un utente terzo poiché l’utente assente sarà già assente e non potrà operare sul sistema.
In questo caso, per eseguire la sostituzione, bisogna avere il permesso apposito, navigare su:
GESTIONE / CONFIGURAZIONE / UTENTI E GRUPPI / GESTIONE SOSTITUZIONI
Se la voce “Gestione Sostituzioni” è in grigietto vuol dire che non si ha il permesso di gestire le sostituzioni.
Una volta selezionata la voce, si aprirà la maschera, e si dovrà creare una nuova sostituzione, fare riferimento alle istruzioni indicate nel punto precedente (Assenza prevista).
L’unica differenza è che nessun campo è precompilato, quindi vanno tutti compilati.
Una volta salvato la sostituzione è attiva e diventa operativa dalla data di inizio disattivandosi automaticamente alla data di fine.
Altri tipi di sostituzioni #
Nel caso degli atti (Delibere, Determine, etc.) è possibile rendere permanente una sostituzione impostando, nell’organigramma, il “Vice responsabile” per le UO (Unità Organizzative) firmatarie.
Questo però comporta che il Vice vedrà sempre tutte le attività’ di qualsiasi tipo del responsabile firmatario oltre alle sue.
Questo quindi può comportare il forte rischio di eseguire involontariamente attività del Responsabile. Inoltre questa configurazione è permanente.
Il vantaggio di questa configurazione è che durante la redazione dell’atto è possibile scegliere, già a monte, chi lo firmerà.
