Il modulo PEC permette di gestire, direttamente all’interno del Prodotto Ermes-P - Gestione Protocollo Informatico, l’invio e la ricezione dei messaggi certificati in modo rapido ed efficace sollevando l’utente da una serie di incombenze ripetitive, onerose e tecnicamente complicate.

La ricezione e la protocollazione di una PEC diventa, utilizzando Ermes, una procedura semplice e sicura che:

  • non necessita di alcun gestore di Posta Elettronica, da installare sulla postazione (Es. Outlook, Thunderbird, …) .
    E’ sufficiente la normale istallazione di Ermes per gestire tutto il processo.
  • l’ufficio che deve scrivere e ricevere P.E.C. non ha alcuna necessità di gestire problematiche specifiche legate alla P.E.C. (Es. gestione ricevute anomale).
    Per gli Uffici inviare P.E.C. non sarà altro che registrare un nuovo protocollo in Partenza.
  • l’ufficio che deve scrivere e ricevere P.E.C. è svincolato dall’avere un accesso diretto a internet; la necessità è legata al solo Ufficio Protocollo

Tra le innumerevoli semplificazioni che il modulo contiene, si evidenziano

  • Associazione automatiche delle ricevute al messaggio PEC inviato
  • Verifica già in fase di protocollazione della bontà degli indirizzi eMail specificati 
  • Utility per la semplificazione della gestione dell’eventuale spam (dipendente dal gestore della PEC stessa) 
  • Riconoscimento automatico di indirizzi già noti e loro associazione ad anagrafiche censite in banca dati 
  • Gestione automatica di PEC inviate ad indirizzi eMail normali (= mancanza ricevuta di consegna) 
  • Visualizzazione in anteprima del messaggio prima di passare alla sua protocollazione 
  • Possibilità di protocollare da più postazioni senza alcun rischio di sovrapposizione e/o errore 
  • Utilizzo contemporaneo di più indirizzi di PEC con associazione degli utenti e corretta profilazione (es. vigili@pec.it per la Polizia Municipale e protocollo@pec.it per il resto del Comune) 
  • Segnalazione di messaggi di PEC contenenti file firmati digitalmente 
  • Possibilità di configurazione in contemporanea con indirizzi di Posta ordinaria 
  • Ricerca dell’indirizzo di PEC corretto accedendo alll’IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni)

Per esemplificare uno dei processi gestiti dal modulo, nel seguito viene proposto l’iter di preparazione, protocollazione ed invio di un documento via PEC. 

  • FASE 1:
    l’ufficio abilitato alla protocollazione in partenza protocolla le PEC da inviare. In fase di protocollazione l’ufficio specifica il testo della Mail, il/i soggetti destinatari ed acclude i file allegati. In questo modo, l’operatore contestualmente alla protocollazione ha, di fatto anche creato contestualmente il messaggio di P.E.C. 

  • FASE 2:
    l’ufficio protocollo effettua l’invio delle PEC. L’operazione ha evidenza meramente autorizzativa ed, essendo massiva, non appesantisce l’attività dell’Ufficio stesso evitando, tra le altre cose, che ogni postazione abilitata alla protocollazione in partenza abbia necessità di accesso ad Internet. 
  • FASE 3:
    il sistema provvede alla gestione automatizzata delle ricevute associandole, senza necessità di alcun intervento, ai protocolli che le hanno originate. Per la quasi totalità degli invii non è quindi necessaria alcuna attività manuale né di verifica né di controllo.
  • FASE 4:
    alla conclusione del processo di consegna della PEC, viene inviata notifica all’ufficio mittente che comunque, in ogni momento, può verificare direttamente lo stato dei propri messaggi PEC. 

  • FASE 5:
    solo in caso di problemi, in genere dovuti ad indirizzi errati e/o problemi di virus, l’Ufficio Protocollo provvede alla gestione delle ricevute anomale. In tal modo solamente questo Ufficio ha necessità di formazione specifica sull’argomento.

I benefici in termini di velocità e di praticità sono altresì presenti e tangibili nella gestione e protocollazione dei messaggi ricevuti.

Dalla finestra delle “P.E.C. in arrivo” si può procedere, con un semplice doppio click sul messaggio desiderato, alla protocollazione del messaggio stesso avendo già tutte le informazioni recuperate dal messaggio stesso:

  • Oggetto, data, tipo di invio\ricezione 
  • Testo del messaggio 
  • Allegati (tutti i files contenuti nel messaggio di PEC) 
  • Dati di certificazione (“daticert.xml”) 
  • Aggancio automatico con l’anagrafica

In questo modo in pochissimi click si termina la procedura di protocollazione traendo tutti i benefici di avere nel protocollo informatico tutti i documenti e riferimenti ad esso collegati senza dover procedere a onerosi “copia e incolla” da altri programmi di posta.

XHTML 1.0 Valido! CSS 1.0 Valido!