Il servizio affronta tutti gli aspetti legati agli Iter procedurali con occhi particolari al loro aspetto documentale (Versioning, Firma Digitale. P.E.C.), all’aspetto autorizzativo ed a quello verificativo dell’intero procedimento amministrativo.
L’obbiettivo, di assoluto interesse, è il facilitare il processo di completa informatizzazione dell’ente pubblico, il quale ha necessità sempre maggiori di rendere il processo di gestione dei documenti più fluido e facilmente conservabile nel tempo. Le tipologie di procedimento oggetto del Servizio verranno analizzate sotto tutti i punti di vista, ottimizzate, ristrutturate, snellite, generalizzate o, se del caso, accorpate.
I benefici derivanti dall’utilizzo di questo Servizio di ottimizzazione dei processi si possono suddividere in tre tipologie:
- “economico” spicca sicuramente il beneficio immediato derivante dalla riduzione di consumo di carta con un conseguente risparmio sui costi e un minor impatto sull’ambiente.
- “organizzativo” è doveroso rilevare le inefficienze legate al perdurare della gestione della carta. Per riassumere il documento cartaceo, seppure rassicurante da un punto di vista psicologico in quanto elemento indiscutibilmente tangibile e concreto, implica una lunga serie di elementi a sfavore:
- l’inevitabile aumento dei costi
- la conseguente diminuzione di efficienza nell’espletamento dei processi all’interno della P.A.
- tempi di ricerca molto più lunghi
- l’incondivisibilità da persone che siano fisicamente lontane
- archiviazione più veloce e con molta maggior facilità di reperimento
- occupazione di spazi che potrebbero essere destinati ad un uso più pertinente e proficuo.
- “normativo” è bene precisare che le leggi, le circolari, le deliberazioni, i decreti, succedutisi nel tempo, incentivano e regolamentano per intero il processo di Conservazione Sostitutiva, dell’utilizzo della Firma Digitale e della Posta Elettronica Certificata.
Alcuni dei passi che il servizio propone nell’analizzare e gestire l’organizzazione e il censimento dei procedimenti amministrativi, sono:
- Documenti e loro interazione con il sistema protocollo
- Iter procedurali del singolo tipo di procedimento
- Profilazione e livelli di autorizzazione legati al procedimento
- Dati specifici
- Atti amministrativi collegati, originanti e promulgati
- Visibilità esterna (Comunicazioni al cittadino, certificazione)
- Pubblicazione automatica su web via (Ftp, http) per visualizzazioni automatiche su siti web o dello stato del procedimento o dei singoli componenti il procedimento stesso o delle tempistiche fissate, rispettate e/o violate dalle vigenti Leggi e Norme
- Necessità legate al controllo di gestione
- Informatizzazione della definizione dei processi
- Determinazione ruoli e processo autorizzativo di ogni passo dell’iter procedurale (gestione fasi e tracciabilità)
Il Servizio ha l’obbiettivo di sfruttare tutte le potenzialità legate all’ingresso di molte tecnologie e procedure sia orizzontali (Posta Elettronica ordinaria e Certificata, Firma Digitale, Interoperabilità, Documento Informatico, Marca Temporale, ...) che verticali (Tecnologie OCR, Timbro digitale, Acquisizione massiva documenti, ...).