Il codice dell’amministrazione digitale e le successive normative hanno spinto e spingeranno sempre più gli Enti a dare la disponibilità delle informazioni non più cartaceamente e localmente, ma informaticamente e con visibilità sulla rete internet al fine di rendere più trasparente l’azione amministrativa e migliorare i servizi resi alla cittadinanza. In questo ambito la Legge n.69 del 18.06.2009 all’art. 32 comma 1 ha fissato i termini di tale passaggio indicando che “A far data dal 1º gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati”
L’attuale pubblicazione cartacea non sarà più sufficiente ai fini legali della pubblicazione dell’atto; la stessa dovrà essere effettuata on-line prevedendo quindi la visibilità, sul sito o portale dell’Ente, degli atti “appesi” all’albo pretorio per il periodo della loro pubblicazione. 
Gli atti non più visibili, perché con periodo di pubblicazione ultimato, potranno comunque rimanere consultabili, se volontà dell’Amministrazione, attraverso una apposita ricerca. 
L’Albo pretorio on-line proposto si struttura in due parti: la prima presente sul portale dell’Ente (“Front Office”) e costituente l’Albo pretorio on-line, l’altra interna all’Ente atta alla gestione dei documenti da pubblicare (“Back Office”).

ALBO PRETORIO ON-LINE - Parte pubblica usata dai cittadini (Front Office) 
La parte pubblica prevede nel portale dell’Ente una voce “Albo pretorio on-line” alla quale corrisponderà una consultazione di tutti gli atti in pubblicazione al momento. 

La consultazione è filtrabile per:

  • per ente (Provincia, Comuni, ecc.)
  • per tipologia (Delibere Giunta, Delibere Consiglio, Determinazioni, Provvedimenti,..)
  • per numero
  • per data atto 
  • per data di inizio e/o data di fine pubblicazione
  • per oggetto

Il risultato della consultazione oltre all’elenco degli atti con le informazioni di base, fornisce, per ogni atto:

  • il documento originale firmato digitalmente
  • la copia del testo dell’atto (formato PDF) per una più facile consultazione da parte dei cittadini

Entrambi i files sono ovviamente consultabili e scaricabili.

Tecnicamente la parte di consultazione prevede: 

  • una base dati (ipotesi MS SQL Server) contenente gli atti consultabili (sia in pubblicazione che storici);
  • applicativo WEB che prevede la consultazione delle informazioni in questione;
  • Web Services per lo scambio di informazioni con la parte Back Office. Lo standard utilizzato permetto lo scambio di informazioni anche con Back Office differenti da Ermes.

Parte interna all’Ente (ERMES – Back Office)

Per quanto riguarda la pubblicazione degli atti redatti dall’Ente è presente un modulo con cui è possibile eseguire l’aggiornamento dell’Albo direttamente dall’applicativo ERMES (dall’utente e/o utenti autorizzati ed abilitati, solitamente i componenti dell’Ufficio Messi).

Di fatto ogni atto per essere pubblicato dovrà essere:

  • Eventualmente depurato nelle parti sensibili secondo la normativa sulla privacy 
  • Firmato digitalmente 
  • Posto nello stato di “Richiesta pubblicazione” 

Come già ad oggi avviene, tali informazioni sono “caricate” su ERMES da parte dei singoli operatori dei singoli uffici autorizzati a redigere lo specifico atto (delibera, determina, provvedimento, ecc.) dello specifico settore.

Gli atti di altri Enti per i quali viene richiesta la pubblicazione sono caricabili direttamente dall’operatore autorizzato nell’Albo. Questa operazione può essere effettuata importando direttamente la richiesta di pubblicazione arrivata al protocollo informatico.

L’utente autorizzato effettuerà l’aggiornamento automatico dell’Albo pretorio on-line con le informazioni e le azioni definite dai singoli operatori dei singoli uffici.

Tecnicamente l’applicativo ERMES della postazione dell’operatore autorizzato si collegherà con i Web Services dell’Albo Pretorio on-line (Front Office) ed invierà le varie informazioni (nuovi atti da pubblicare, atti da ripubblicare, atti da eliminare totalmente o parzialmente)

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