Èrmes Gestione Protocollo è uno strumento potente e flessibile sviluppato nell'ottica del D.P.R. del 20 ottobre 1998 fornente le linee guida del protocollo informatico che, nell’articolo 21, comma 2, stabilisce che le Pubbliche Amministrazioni devono predisporre appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri del protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente regolamento che vi aiuterà nella corrispondenza dell’Ente
Èrmes Gestione Protocollo, infatti, consente, sulla base dei dati inseriti, di definire la collocazione della stessa nell'archivio e di effettuare, in modo automatico, e quindi senza operazioni aggiuntive, gli adempimenti previsti dalla legge. 
L'applicativo è stato progettato per risolvere la necessità di protocollare i documenti con la massima facilità e rapidità
Oltre al normale inserimento dei documenti, si possono effettuare ricerche per la modifica o la semplice consultazione, stampare o registri (giornalieri, peridici e personalizzati), effettuare l'archiviazione ottica utilizzando l'immagine ottenuta tramite scanner, stampare automaticamente il timbro sul documento, visualizzare e stampare statistiche per una più facile e dinamica organizzazione del lavoro, ecc.. 
In caso si debbano protocollare documenti inerenti lo stesso contenuto (gare, pratiche, ecc.) la procedura prevede funzionalità di collegamento tra protocolli. In fase d'inserimento è possibile inoltre, per facilitare le protocollazioni massive, "clonare" i dati dell'ultimo protocollo caricato, di uno qualsiasi già memorizzato o, con tempistiche ancora più rapide, dall'elenco dei protocolli definiti "preferiti" dall'utente. 
La ricerca di documenti può essere effettuata utilizzando una vasta gamma di criteri: data di protocollazione, oggetto, classificazione, mittente/destinatario ed, ovviamente, numero. 
Per la sicurezza dei dati e per rendere i documenti o particolari funzioni inaccessibili al personale non addetto, si possono attivare protezioni tramite password. E' oltremodo possibile vincolare il singolo utente alla sola protocollazione in entrata od in uscita.

Nel dettaglio, è presente la videata d'inserimento che consente l'introduzione di:

  • Tipo ("A" Arrivo "P" Partenza);
  • Data di protocollazione ed oggetto;
  • Data di protocollazione esterna;
  • Data di scadenza;
  • Tipo di invio/ricezione;
  •  Tipo del documento (cartaceo, magnetico, ....) e numero di pagine;
  • Classificazione (Area Organizzativa omogenea + Categoria + Classificazione);
  • Fascicolo;
  • Tipo, descrizione degli allegati eventualmente presenti;
  • Soggetti mittenti o destinatari;
  • Uffici mittenti o destinatari.

La numerazione del protocollo avviene naturalmente in automatico e, come da normativa, è assoluta tra arrivi e partenze.
Come suddetto, i dati possono essere inseriti o recuperati da un protocollo già esistente ed i dati su cui stà operando possono automaticamente essere registrati tra i "preferiti" per essere facilmente recuperati a sua volta. La ricerca può essere effettuata velocente utilizzando:

 

  • Tipo (Arrivo/Partenza);
  • Numero protocollo (può essere richiesta la ricerca su un intervallo di numeri);
  • Data (può essere richiesta la ricerca su un intervallo di date);
  • Oggetto (può essere utilizzata anche solo una parola che lo compone);
  • Categoria di classificazione;
  • Soggetto mittente o destinatario;
  • Ufficio mittente o destinatario

Oltre alla stampa dei dati di un singolo, ÉrmeS Gestione Protocollo consente di effettuare la visualizzazione e la stampa del registro protocolli omnicomprensivo o suddiviso tra Arrivi e Partenze. Oltre al registro annuale e giornaliero, è possibile visualizzare e stampare elenchi personalizzati di protocolli, selezionando un intervallo di date e/o di numeri. 
Nella stampa delle statistiche, è possibile visualizzare e stampare:

  • un riepilogo annuale: numero dei protocolli inseriti mese per mese;
  • un riepilogo per categoria: numero di protocolli inseriti per ogni categoria.

La ricerca dei mittenti e dei destinatari può avvenire usando; come criterio di ricerca:

  • Nome e/o cognome;
  • Codice Fiscale/Partita IVA;
  • Codice del soggetto;
  • Data di nascita.

Nel dettaglio sotto riportato, sono evidenziati tutti i dati propri dei soggetti utilizzati come mittenti o destinatari:

Possono essere personalizzati, secondo le necessità:

  • l'elenco degli uffici e dei relativi responsabili;
  • le aree organizzative, le categorie e le classificazioni;
  • i tipi di invio/ricezione;
  • le tipologie del documento.

ÈrmeS Gestione Protocollo dispone di un'interfaccia ampiamente rinnovata, più facile da utilizzare e secondo gli standard delle applicazioni Windows, ed è creato con struttura Client/Server.
La toolbar posta al di sotto del menù consente un accesso immediato ai principali comand, mentre la Guida On-Line permette di ottenere suggerimenti dettagliati sulle specifiche operazioni del programma.

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