L'applicativo Atti Amministrativi (Èrmes-A), è parte integrante del progetto "Èrmes" il cui scopo principale è quello di fornire all'Ente uno strumento efficace per la gestione dell'intero processo documentale: dalla comunicazione da/verso il mondo esterno all'iter documentale all'interno dell'Ente stesso. 
Èrmes Atti Amministrativi è un'applicazione che nasce per consentire agli Enti Amministrativi di ottemperare alle disposizioni in materia di trasparenza nella P.A. contenute nella Legge 241. Secondo tali disposizioni l'Amministrazione deve essere in grado di fornire al cittadino risposte precise in merito ai provvedimenti o allo stato delle pratiche amministrative che lo riguardano
Ciò impone una gestione ordinata e sicura degli atti amministrativi che consenta di poter reperire, in qualsiasi momento ed eventualmente partendo da riferimenti frammentari, qualsiasi documento amministrativo emesso.

Il programma è integrato con il mondo di Microsoft Office diventato, col tempo, uno standard "de facto". E' per questo motivo, che i modelli standard ed i testi di associati qualsiasi atto necessario all'Ente (delibere, determine, contratti, appalti,..) sono organizzati e scritti in MS Word. Per una corretta e sicura memorizzazione dei documenti, l'applicazione Èrmes Atti Amministrativi utilizza il modulo Classificazione ed organizzazione ottica dei documenti (Èrmes-O) fornito con la stessa.

Attraverso la configurazione di alcuni parametri, possono essere gestite tutte le tipologie di atto amministrativo emesse dai vari organi dell'Ente (monocratici o collegiali) ed associare a ciascuno di essi un modello di documento personalizzato. Qualora necessario, i parametri possono essere integrati successivamente per gestire nuovi organi e/o nuove tipologie di atto.

 

Per gli atti di organi collegiali, oltre a fornire, analogamente a quanto avviene per i monocratici, la modelizzazione, è prevista:

  • la gestione dei dati e dei documenti costituenti le Proposte dei vari Uffici;
  • la stesura dell'Ordine del Giorno provvisorio con punti derivanti da Proposte o da richieste generiche;
  • l'invio dell'intero O.d.G. per convocazione a tutti i componenti l'organo collegiale;
  • l'invio del promemoria ai relatori con i punti a loro assegnati; la creazione automatica dell’ O.d.G. definitivo (o “seduta”) con gestione delle presenze/assenze dei consiglieri sui singoli punti;
  • la possibilità di creare gli atti direttamente dai punti della seduta; la gestione dei gettoni presenza.

Per gli atti di organi monocratici è prevista l'identificazione sia con una numerazione assoluta che relativa al tipo di organo. L'assegnazione del numero di registro generale può essere gestito completamente in automatico dal programma oppure, a discrezione dell’Ente, reso modificabile dagli Uffici preposti. Integrandosi con Èrmes Iter Amministrativi (Èrmes-I), è possibile gestire in maniera completa la visibilità degli atti e l’autorizzazione ad operare sugli stessi: configurando nella maniera desiderata la profilazione utente viene pertanto assicurato il corretto procedere del provvedimento amministrativo all’interno dell’Ente e la sua trasparenza verso l’esterno.

 Modulo pubblicazione sul web

È importante far rilevare che il programma gestisce un apposito modulo che provvede in automatico a pubblicare sull’Albo Pretorio appositamente predisposto sul WEB, sia i dati salienti dell’atto che si vuole pubblicare, sia i testi relativi all’atto medesimo. Tutto ciò nell’ottica della trasparenza della Pubblica Amministrazione nei confronti del cittadino. All’attivazione del modulo suddetto, viene predisposta una apposita pagina gratuita per i suoi clienti sul suo sito dedicato ai Comuni ( http://www.cec.it ), in modo tale da ospitare gli atti pubblicati sul Web dal comune ed offrire ai cittadini la possibilità di visualizzarli attraverso Internet. Tale operazione attiverà automaticamente la comunicazione con il modem e con Internet (naturalmente il computer dovrà già essere predisposto per il collegamento ad Internet) ed effettuerà in automatico tutta l’operazione.

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